¿Cuántas veces no sentimos que el día se nos va como agua y que en verdad no hemos avanzado prácticamente nada en nuestras tareas más importantes? En consecuencia queremos reponer a última hora del día el tiempo perdido y salimos tarde del trabajo, muchas veces porque también inconscientemente pensamos que saliendo tarde estamos haciendo ver que trabajamos más, cuando la realidad es que demostramos una falta de productividad impresionante.
Esto tiene muchas explicaciones distintas, pero las más relevantes son las siguientes: no sabemos administrar correctamente nuestro tiempo, carecemos de una planeación adecuada y no hemos anticipado las posibles tareas que pueden surgir en nuestro actuar diario.
Considero que lo más importante es aceptar que existen muchos momentos a lo largo de nuestro día en el cual podemos ocupar mejor el tiempo, en lugar de desperdiciarlo en una plática de pasillo o por hábitos que nos hacen incurrir en distracciones como revisar los correos cada cinco minutos, los avances de las noticias y las interminables charlas por el mensajero.
Es cierto que todos necesitamos de espacios de distracción, pero la realidad es que obtenemos más beneficios y disfrutamos mejor del ocio cuando hemos terminado nuestras tareas y podemos sentir la tranquilidad del deber cumplido.
En virtud de lo anterior, hoy quiero dar tres sugerencias para administrar mejor el tiempo, no te desanimes si de primera instancia no te dan resultado, nadie nacemos siendo productivos ni eficientes, sin embargo debemos dejar de lado la apatía y el desanimo e intentar una y otra vez hasta que podamos dominar mejor estos nuevos hábitos.
1. Administra mejor tú tiempo: Date la oportunidad de analizar cómo desarrollas actualmente tus actividades, desde el momento en que te levantas hasta el momento en que te acuestas. Identifica plenamente esos intervalos de tiempo en los cuales no estás siendo productivo, en los que no te estás enfocando adecuadamente en tus tareas.
Trata de ser honesto contigo mismo, y agenda aquellas actividades ociosas que consideres imprescindibles, atrévete a ponerlas como una tarea más y verás cómo al paso de unos días la irás eliminando de la lista, ¿porqué? Porque es muy fácil desarrollar actividades de manera inconsciente, pero cuando les otorgamos una connotación formal nos damos cuenta que es solo una forma de perder el tiempo.
Por ejemplo si hoy pierdes treinta minutos platicando con un amigo por el mensajero, anótalo como una tarea, junto con las demás actividades que tienes que desarrollar por día, te darás cuenta que es más complicado administrarlo como una actividad adicional.
Evita las charlas muy largas y repetitivas, busca concentrarte más y trata de evitar las reuniones improductivas, asume tú tiempo como el recurso más valioso de tu día productivo.
2. Planea y organiza todas tus tareas: Muchas veces sentimos que tenemos todo el tiempo del mundo para hacer nuestras actividades diarias, sin embargo si no tenemos bien definido qué tenemos que hacer nos es más fácil distraernos porque sentimos que estamos libres. Anota todas aquellas actividades que conformen tu día productivo en un cuaderno.
Implementa el método Autofocus o cualquier sistema de productividad que te permita ir llevando un control de las actividades que tienes que realizar. Aprende a ir completando actividades de una en una, la mejor forma de perder el tiempo es tratando de ser “multitasking” ya que así tratas de abarcar mucho, pero no te das la oportunidad de concluir nada, todo el día te vas a ver ocupado, pero lo importante es ir concluyendo actividades.
Cuando no te organizas adecuadamente es muy fácil incurrir en la famosa procastinación, término improductivo del cual escribiré un post más adelante, que consisten en ir rezagando las tareas importantes hasta un punto en el que tienes encima la entrega e “inconscientemente” has postergado.
Lo más importante es “tomar al toro por los cuernos” y por más pesada que sea la actividad planear horarios y métodos para concluirla.
3. Actúa siempre con Anticipación: Es muy fácil comenzar a perder tiempo si no tenemos una película completa de lo que será nuestro día, es por eso que es importante aprender a anticipar todos aquellos elementos que tenemos que realizar.
Para poder tener un mejor control de nuestro tiempo no es cuestión nada más de anotar en un papel, podemos perder mucho tiempo planeando si no hemos considerado previamente todos los factores externos.
Es muy recomendable anticipar actividades de lo general a lo particular, desde qué eventos, objetivos, compromisos y obligaciones son importantes al año, luego mes con mes, después cada semana y por último cada día.
Cuando anticipas todas aquellas tareas, pagos, actividades, compromisos o festividades, te das la oportunidad de planear mejor. Si en verdad quieres ser una persona productiva debes permitirte cuando menos hacer un análisis semanal de aquellas tareas que serán decisivas para los días por venir, y diariamente dedicar los últimos minutos de nuestro día a analizar las actividades que se habrán de desarrollar al siguiente.
Estas sugerencias son perfectibles y como te he comentado toman su tiempo para poderlas ejecutar correctamente, pero este es el mejor momento para que empieces a implementarlas en tu actuar diario, poco a poco y con el optimismo de obtener buenos resultados.
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